Pourquoi vous devriez réduire vos coûts d’impression (et 6 astuces pour y parvenir)

 

En tant que directeur général, financier ou en charge des systèmes d’information, la baisse des coûts doit être une de vos préoccupations majeures pour maximiser les résultats de votre société. Mais connaissez-vous le coût réel de votre parc d’imprimantes, et ce que vous dépensez mensuellement en impression ? Si la réponse est non, sachez que vous faites partie des plus de 90 % d’entreprises qui n’ont pas une vision claire de ces coûts.

Découvrez ici pourquoi vous devriez vous intéresser de plus près à vos coûts d’impression, et comment les réduire grâce à 6 astuces simples et efficaces.

Pourquoi réduire les coûts d’impression dans l’entreprise ?

 

L’optimisation des coûts d’impression vous permet de réaliser des économies substantielles. Plusieurs études estiment en effet que les coûts globaux d’impression d’une entreprise peuvent représenter jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires annuel. Emportés par la spirale de l’habitude, l’ancrage de mauvaises mais traditionnelles pratiques, les collaborateurs ont tendance à trop et mal imprimer, sans même en avoir conscience.

De votre côté, en tant que responsable, la technicité du domaine, ainsi que son impact en apparence limité, peuvent vous conduire à en sous-estimer l’importance. Pourtant, de bonnes pratiques d’impression peuvent réduire vos coûts de manière significative.

Une autre raison essentielle de s’y intéresser de près est l’impact écologique d’une impression excessive. Selon une étude Ipsos, près de 20 % des documents imprimés finissent à la poubelle après 24 heures. 38 % des salariés impriment tout ou partie de leurs mails, la plupart du temps sans réel besoin. De par la production massive de déchets et les ressources naturelles nécessaires à la production de papier, ces gaspillages ont un impact déterminant sur l’environnement.

6 astuces pour faire des économies sur vos coûts d’impression

 Que ce soit donc pour vos finances ou le bien de la planète, vous pouvez et devez tout faire pour réduire vos coûts. Voici des astuces éprouvées et concrètes pour vous permettre de commencer l’optimisation des coûts d’impression.

 

Limiter les impressions

 Première astuce évidente et pourtant capitale : juguler les impressions. Un nombre très important de documents sont quotidiennement imprimés pour finir à la poubelle. Pour éviter un tel gaspillage, il faut sensibiliser les collaborateurs sur l’opportunité de leurs impressions. Est-il vraiment nécessaire d’imprimer une grande partie de ses mails ? Pourquoi imprimer un document de 50 pages quand on n’a besoin de travailler sur seulement 2 ou 3 ? Faut-il réellement imprimer une page pour disposer d’une information qui tiendrait sur un post-it ?

Autant de mauvais réflexes qui font exploser vos coûts d’impression sans aucun motif valable. Sensibiliser vos salariés sur l’impact écologique et financier de leur attitude est une première étape primordiale vers une baisse significative de vos coûts d’impression. Il est également possible d’archiver bien des documents de façon numérique au format PDF, qui sont parfaitement reconnus légalement, et évitent l’hypertrophie incontrôlée des archives.

 

Imprimer mieux

 Deuxième astuce, qui rejoint la première : former les salariés à ne réellement imprimer que les éléments dont ils ont besoin sur les documents qu’ils impriment. Ainsi, l’impression de pages web, de mails ou de tableurs Excel conduit souvent les néophytes à consommer beaucoup trop de papier, en imprimant des images, photos, publicités ou autres éléments dont ils n’ont pas besoin. Faites un brief précis sur la question, et éduquez vos collaborateurs à ne pas sortir plus de pages que nécessaire.

Insistez également sur l’utilité d’un simple aperçu avant impression, qui pourra éviter bien des impressions de pages à 90 % vides.

 

Privilégier le noir et blanc

 On l’ignore souvent, mais imprimer un document en couleur utilise aussi les couleurs pour le corps du texte en noir (mélange de cyan, magenta et jaune), même si seuls le titre ou un logo apparaissent colorés. La couleur est non seulement souvent dispensable, mais en plus, elle augmente drastiquement les coûts, même pour des documents majoritairement composés de noir. Rapporté au coup par page, imprimer en couleur peut revenir jusqu’à 20 fois plus cher qu’en noir et blanc dépendant des technologies utilisées*. Vos collaborateurs ne devraient donc utiliser cette option qu’avec parcimonie.

*(imprimante laser ou jet d’encre, photocopieurs ou multifonctions)

 

Privilégier les impressions recto-verso.

 Beaucoup de modèles d’imprimantes, notamment les imprimantes multifonctions, disposent de cette option, qui peut même être paramétrée par défaut. Elle diminue mathématiquement par deux le nombre de feuilles imprimées, tout en répondant généralement très bien aux mêmes besoins.

 

Encourager l’impression multiple

 Cette option permet d’imprimer sur une seule feuille plusieurs pages d’un document, dans un format miniature. Cela est largement suffisant si l’on souhaite par exemple simplement un aperçu d’un document, sans avoir besoin de le lire et de l’analyser très en détails.

 

Changer de police de caractères

 Incitez à utiliser une police de caractères étudiée pour consommer moins d’encre. Ainsi, des polices comme Garamond, Ryman Eco, Ecofont ou Century Gothic vous feront économiser de 24 à 33 % d’encre. Vous pouvez également réduire la taille de la police et/ou le niveau de gris pour faire des économies substantielles. Gardez quand même toujours à l’esprit le confort de lecture en jouant sur ces paramètres.

 

Pour finir : rationalisez et faites-vous aider !

 

Ces quelques astuces représentent des bases concrètes, qui vous permettront de facilement réduire les coûts d’impression dans l’entreprise. Pour aller encore plus loin, il existe d’autres impératifs. Vous devez notamment impliquer et suivre vos collaborateurs dans l’établissement et l’application de votre politique d’économie. Il vous faut aussi auditer précisément votre parc d’imprimantes, vos besoins structurels, afin de déterminer précisément quels matériels, logiciels et services sont les plus adaptés à votre entreprise.

Des prestataires indépendants, spécialisés dans le domaine des transitions digitales et la mise en place de politique d’impression, pourront vous aider dans la résolution de ces nombreuses problématiques, et vous aider à réussir votre optimisation et votre réduction des coûts. Cette réduction des coûts est une résultantes de votre transformation digitale.

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