Bienfaits et valeur ajoutée de l’externalisation de votre activité d’impression
Nous ne le répéterons jamais assez : l’impression représente un coût élevé pour l’entreprise, du fait de son manque d’optimisation et du gaspillage qu’elle suscite. Rappelons qu’elle peut constituer jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Selon Gartner, l’impression est le troisième poste de dépense (hors production) après le salaire et le loyer, et concerne 40 % des appels au support informatique. Pour cette raison, de plus en plus de grandes entreprises se tournent vers l’externalisation des systèmes d’impression. Les décideurs y voient bien plus un investissement qu’un coût, et ils ont bien raison. Découvrez-en plus sur le fonctionnement et les avantages à déléguer son parc d’impression à un prestataire de service externe.
Qui externalise, et pourquoi ?
Mettre en place l’externalisation de vos systèmes d’impression permet de vous recentrer sur votre cœur de métier. Pour les entreprises, cela octroie un gain de temps, une rationalisation des impressions (qui permet une réduction des coûts), et un gain de productivité. Une étude Ipsos 2015 révèle pourtant des chiffres significatifs : seules 5 % des entreprises désirent implémenter un parc d’impression externalisé, et 14 % pourraient l’envisager, sans en avoir l’intention à court terme. Cette gestion déléguée des impressions, ou Managed Print Services, fait donc partie des prestations de services qui semblent encore insuffisamment prisées par les entreprises. La MPS est pourtant une solution globale, qui comporte bien des avantages pour les sociétés y ayant recours.
Les avantages à externaliser vos impressions
L’externalisation offre des solutions d’impression multiples et très avantageuses pour les services informatiques des entreprises. Elle rend l’entreprise plus performante, en lui faisant gagner du temps et de la place, lui permettant de se concentrer sur son cœur de métier. Le principal avantage est bien sûr une optimisation très importante des coûts, avec de 30 à 50 % d’économie à la clé sur l’impression, grâce à une gestion des ressources bien mieux pensée. L’externalisation offre de la valeur ajoutée aux impressions de l’entreprise, en lui donnant accès à des imprimantes plus perfectionnées, pour imprimer des documents de meilleure qualité. Grâce à l’externalisation, les documents imprimés sont mieux gérés, il y a donc moins de gaspillage, de consommation énergétique et de production de déchets. Cela a un impact direct sur l’écologie. L’entreprise peut ainsi se targuer, à juste titre, d’utiliser des solutions de gestion économiques et écologiques, dans le cadre d’une démarche RSE. Cela est d’autant plus vrai que les échanges avec le partenaire se déroulent en ligne. Confier votre parc d’impression à un prestataire de service externe vous garantit aussi la sécurité des données, de manière bien plus efficace qu’en gérant ces impressions vous-même.
Quels services vous proposent les prestataires externes ?
Concrètement, il y a plusieurs degrés d’externalisation du parc d’impression. L’entreprise peut utiliser le matériel mis à disposition par le prestataire de service directement dans ses locaux, ou ne plus du tout posséder physiquement d’imprimantes. Dans ce dernier cas, un système de commande dématérialisé des impressions est mis en place, qui est bien évidemment disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le prestataire s’engage alors à livrer physiquement les documents en l’espace de quelques heures, bien qu’il puisse souvent proposer une option de livraison express. Cette solution est celle qui réduit le plus drastiquement le coût total de possession (TCO), par exemple en éliminant toute la problématique de gestion des stocks de consommables pour l’entreprise. Les prestataires d’impression externes peuvent fournir un contrat de maintenance, dans le cas où l’entreprise détient encore des imprimantes. Un prestataire externe offre une grande tranquillité d’esprit au client : en effet, en tant que professionnel, sa réactivité et son expertise lui permettent de réagir très vite, et de faire face aux imprévus comme pannes ou urgences, ce qui est bien plus problématique pour une entreprise. Externaliser son parc d’impression permet également de maîtriser son budget, grâce à une facturation avantageuse (généralement à la page), et parfaitement anticipable. En outre, le prestataire de service d’impression offre généralement de ne payer que les pages imprimées. Une société qui gère les impressions en externe permet aussi de garder un historique et une traçabilité de tous les documents imprimés. Cela permet à la fois de retrouver, si besoin, certaines données égarées, tout en permettant au prestataire de vous réaliser un reporting régulier. Ce dernier, basé sur les statistiques de vos impressions, vous permettra de faire un bilan de votre manière d’imprimer, afin de maîtriser et optimiser encore plus votre budget. Enfin, externaliser son parc d’impression présente l’avantage de toujours avoir un professionnel à votre écoute pour évaluer votre politique d’impression, vous conseiller et vous guider dans vos démarches.
En résumé : déléguez pour mieux produire !
En bref, on constate que l’externalisation de son parc d’impression est une très sérieuse option pour la maîtrise de votre budget. Elle permet de gagner en productivité, en économie, en tranquillité d’esprit, en place… C’est une solution idéale pour réduire vos coûts, mais également votre impact écologique. Beaucoup de professionnels compétents et qualifiés peuvent vous aider à l’implémenter. N’hésitez pas à les contacter afin de mettre en place une solution globale et économique pour vos impressions, et ainsi vous recentrer plus efficacement sur votre véritable activité.
