Louer une imprimante est la solution pour toute société qui cherche la flexibilité. Quels sont les avantages et les inconvénients de la location et de l’achat ?

Pourquoi envisager de louer ou d’acheter mes imprimantes ?

L’imprimante est sans conteste, un des équipements de base des entreprises, quelle que soit sa taille. Qu’elle soit basique ou multifonctions, bien qu’indispensable à votre activité, la production de document qu’elle permet représente souvent un budget non négligeable, allant jusqu’à environ 3% du chiffre d’affaire d’une société.

Aujourd’hui, 9 entreprises sur 10 ont fait le choix de louer leur imprimante plutôt que de l’acheter. Mais alors, qu’est-ce qui pousse les entreprises à louer leur imprimante ? Quels sont les avantages de la location par rapport à l’achat ? Cette solution présente-t-elle des inconvénients ? Puis-je trouver un financement qui me correspondent ? C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article.

Location vs achat : à quoi faut-il penser ?
D’abord rappelons que techniquement un contrat de leasing pour du matériel informatique est majoritairement un contrat tri-partites.

Il concerne la société (revendeurs, distributeurs ou intégrateur) qui mets à disposition l’imprimante ou le parc de multifonction, la société de leasing (généralement adossée à une banque) et le client final.

Ils sont conclus pour une durée allant de 2 à 6 ans et peuvent prendre différentes formes. La LOA (location avec option d’achat), la location financière, le crédit-bail, la LLD (location longue durée) ou la location direct.

Si vous vous demandez pourquoi près de 90 % des entreprises préfèrent louer une imprimante via une location financière plutôt que de l’acheter, malgré un coût supérieur d’environ 15 à 20 %, sachez qu’il y a de bonnes raisons à cela.

Pour les sociétés avec peu de budget, cela évite d’avancer de la trésorerie pour l’achat d’une imprimante de qualité, souvent plus couteuse (à l’achat mais moins à l’usage), que les imprimantes dites personnelles ou grands publics. De plus la location n’a pas d’incidence direct dans le bilan des comptes sociaux.

Pour d’autres décideurs, le fait de savoir qu’elles bénéficient en complément du contrat de leasing, d’un contrat de maintenance avec un coût copies incluant les dépannages en cas de panne, et les consommables inclus, n’a pas de prix. En effet le prix de revient au final est bien moins cher malgré l’écart au départ entre la location et l’achat.

D’autres encore apprécient le confort et la souplesse amené par ces formules, qui leur permet d’utiliser une imprimante haut de gamme, et de pouvoir renouveler leur parc d’imprimantes pour du matériel plus performante à la fin de leur contrat de location, ou de le faire évoluer avant son terme, pour du matériel correspondant mieux à leur besoin.

Les rachats de contrat de leasing ou le renouvellement avant terme (location financière, LOA, LLD ou crédit-bail), nécessite quelques précautions que nous traitons dans un autre article disponible ici.

Comment se passe la location d’une imprimante ?

Si vous avez décidé d’opter pour la location de vos photocopieurs ou imprimantes, vous allez signer un contrat de location avec une société de leasing (Lixxbail, Econocom, Locam, Grenke, Leasecom, CMCIC leasing (anciennement Ge capital), ou encore BNP lease).

Si vous n’avez pas encore trouver de partenaire financier, nous pouvons vous y aider.

Ce contrat et l’échéancier qui l’accompagne, vous engage sur une durée pouvant aller de 24 à 72 mois.

Pendant toute la durée de votre location, vous pourrez bénéficier d’une imprimante correspondant à vos besoins, moyennant un loyer trimestriel. Au terme de votre contrat, vous avez la possibilité soit d’y mettre un terme et de restituer le matériel, soit de le renouveler et au passage d’obtenir des imprimantes plus récentes ou perfectionnées.

Combien coûte la location d’un matériel d’impression ?

Il y a une multitude de types d’imprimante : selon que le matériel soit A3 ou A4, laser, à jet d’encre, noir, couleur, avec des option de numérisation, recto verso, bluetooth, à impression rapide, avec envoi des documents sur clé usb… la liste des options est longue et de ce fait, les prix sont très variables.

Une imprimante de base, qui a pour seul objectif d’imprimer vos documents en noir à faible vitesse, vous coûtera environ 150 €. Pour du matériel d’impression professionnel, une imprimante dernière génération, un photocopieur multifonction orienté art graphique, ou des imprimantes de production, il n’est pas rare que les prix dépassent les 50 000 €.

À cela bien sûr s’ajoute le prix des cartouches d’encre à changer régulièrement, le prix des services et logiciels associés, ou de la maintenance.

Néanmoins, à l’achat la fourchette moyenne pour un matériel professionnel se situe entre 3 500€ et 8 500€

Pour ce qui est de la location, les prix démarrent à quelques dizaines d’euros par mois et peuvent aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour les plus perfectionnées.

Bon à savoir sur la location de vos équipements bureautique :
Les prix de location sont indexés sur la valeur du matériel, ainsi que sur la durée du contrat et des conditions de services comprises dans le contrat de location. Le prix dépend également des taux appliqués par le partenaire financier, ces taux sont disparates et fonction du leaseur et des accords négociés avec les revendeurs.

C’est pourquoi si vous en avez la possibilité, nous vous invitons à comparer le prix de la location du matériel que vous avez choisi via notre simulateur.

Peser le pour et le contre avant de louer une imprimante multifonction

Avant de signer un contrat de location pour votre future imprimante, faites la liste des avantages et des inconvénients en fonction de votre situation et de vos besoins. Un contrat de location vous engageant pendant plusieurs années, sans possibilité de pouvoir le résilier, le choix doit être mûrement réfléchi. Voici une liste des avantages et des inconvénients qui peuvent rentrer en compte dans votre décision finale.

Quels sont les avantages de la location d’imprimante pour l’entreprise ?

Vous vous en doutez, les avantages sont divers pour la société : 

=> Elle jouit d’un dépannage rapide en cas de panne, (car la location est quasi systématiquement assortie d’un contrat de maintenance pluriannuel).
 Elle bénéficie en permanence d’un matériel doté des dernières innovations technologiques.
=> Elle n’a pas à avancer de la trésorerie contrairement à l’achat.
=> Elle a l’assurance d’avoir une imprimante en bon état, régulièrement entretenue, favorisant l’efficacité opérationnelles des équipes.
=> Elle a la possibilité de faire passer la location de l’imprimante dans les charges d’exploitation déductibles, diminuant ainsi l’impôt sur les sociétés.

… et ses inconvénients.

Il y en a quelques-uns et vous devez connaître avant de faire votre choix :

=> La société est engagée sur toute la durée du contrat, sans possibilité de le résilier avant son terme, même en cas de cessation d’activité ou de décès (sauf moyennant remboursement intégral des sommes dues jusqu’au terme, ainsi qu’une pénalité).
=> La location revient finalement facialement 15 à 20 % plus cher environ que l’achat.
=> Le contrat de location doit être scruté à la loupe : outre le fait que vous vous engagiez pour plusieurs années, vous devez savoir ce que couvre votre contrat, connaitre les possibilités de changement de matériel en cours de location ou les conditions de résiliations anticipées.

 

Puis-je arrêter le contrat de leasing de mes imprimantes avant son terme ?

Quid de la résiliation ou du rachat anticipé de mon photocopieur ?

La réponse est oui. Il est assez fréquent que votre contrat fasse l’objet d’un rachat, par un nouveau fournisseur ou par le prestataire en place, et que la valeur de rachat de l’ancien matériel soit lissée dans le nouveau contrat.

Les litiges dans les contrats de locations de photocopieurs, entre fournisseurs peu scrupuleux et clients insuffisamment avertis, reposent souvent sur ce point.

C’est pourquoi, si vous en avez la possibilité, nous vous recommandons d’aller au bout de vos contrats, ou de tenir compte de la valeur de rachat de votre matériel pour éviter les mauvaises surprises.
Si vous souhaitez estimer la valeur de rachat de votre contrat de location d’imprimante, nous vous invitons à utiliser notre simulateur de valeur de rachat.

Peut-on, et si oui comment devenir propriétaire de son parc de multifonction ?

Dans certain cas et selon certaines conditions, vous avez la possibilité de conserver le matériel et d’en devenir propriétaire à l’issue du contrat de location de vos photocopieurs multifonctions.

C’est le cas de la LOA ou du crédit-bail qui prévoient que vous deveniez propriétaire à la fin du contrat, si vous êtes à jour dans vos règlements et que toutes les conditions ont bien été remplies.

Cela présente également des avantages et des inconvénients, mais vous permet de ne plus avoir à payer de loyer pendant 1 ou 2 ans et de continuer à bénéficier de la maintenance du même prestataire s’il est d’accord.

En cas de refus de sa part, des prestataires externes peuvent prendre en charge la maintenance et la fourniture des encres de votre parc d’imprimante acheter ou louer chez un autre revendeur, moyennant quelques conditions. N’hésitez pas à nous demander plus d’information à ce sujet.

Quand et comment résilier votre contrat de location ?

Pour toute résiliation de votre contrat de location d’imprimante, vous devez respecter un préavis de 3 à 6 mois, en fonction des sociétés de location et du type d’imprimante loué. En général, le contrat stipule que si le préavis n’est pas respecté, la location est renouvelé par tacite reconduction pour une période de 12 mois à la date d’échéance du contrat.

Pour éviter ce genre de mauvaise surprise, notez bien la date d’échéance de fin de contrat et faites-vous un rappel 1 ans avant l’échéance, pour être certain d’avoir le temps de faire la démarche de résiliation.

Si vous ne savez pas comment rédiger votre courrier, vous trouverez des modèles de lettre de résiliation sur Internet, ou vous pouvez nous consulter pour sa rédaction.

N’oubliez pas de mentionner votre numéro de contrat. Afin de vous assurer que votre demande a été correctement reçue, nous vous recommandons de faire votre lettre de résiliation par courrier et de privilégier un envoi en recommandé avec accusé de réception.

Résiliation, quels sont les risques si le contrat n’est pas respecté ?

Si vous souhaitez effectuer une résiliation anticipée de votre contrat de location d’imprimante, sachez que la société de leasing vous demandera la restitution du photocopieur, ainsi que le paiement intégral des loyers qui courent jusqu’à la date de fin de contrat initialement prévue, et probablement une pénalité pour dédommagement (en général, aux alentours de 10 %). 

Location ou achat d’imprimante, deux stratégies pour un même besoin.

La solution pour laquelle vous allez opter, que ce soit l’achat ou la location de l’imprimante, dépendra avant tout de vos besoins en terme d’impression et de vos capacités financières.

Si la maîtrise de votre budget, l’intérêt fiscal et la souplesse de pouvoir bénéficier de matériel performant est pour vous prioritaire, alors la location vous conviendra parfaitement.

Si l’idée de payer pour un service et d’être engagé pendant plusieurs mois auprès d’une société de location vous freine, et que vous avez la trésorerie nécessaire, alors c’est vers l’achat qu’il faudra vous tourner.

A ce propos, pour les sociétés avec des budgets très serrés, ou qui démarrent, l’usage temporaire de matériel reconditionnés peut être envisagé.  

Location ou achat d’imprimante, en résumé

Il n’y a pas de solution « parfaite » en matière d’acquisition, la meilleure solution dépendra de votre contexte, de votre budget, de vos attentes et du degré de « liberté » que vous attendez.

Si vous souhaitez évaluer votre situation, préparer un rachat anticipé, ou si vous avez tout simplement besoin d’un œil neutre dans la gestion de votre parc d’impression, n’hésitez pas à nous solliciter en cliquant ici.