Gestion de parc d’impression : de l’utilité de piloter un parc homogène

 

Qui n’a jamais rêvé, en montant dans un avion, de jeter un coup d’œil au cockpit ? Ou mieux encore, de s’asseoir à la place du pilote, et de découvrir la vue saisissante qui s’offre au commandant de bord ?

Une sensation grisante à coup sûr. Mais attention : amener des passagers à bon port est une mission qui nécessite maîtrise, calme et dextérité. C’est surtout une mission pour laquelle il faut des instruments en parfait état de marche, fonctionnels et intuitifs.

Il en va de même pour tous les types de pilotage : la gestion d’un parc de photocopieurs, imprimantes, duplicopieurs, ainsi que le pilotage des flux d’impressions, tous obéissent aux mêmes règles. Avant d’enlever les mains du manche et d’enclencher le pilote automatique, il y a des impératifs à respecter.

On vous dit tout, suivez le guide.

 

Le parc d’impression, usine à gaspillage ?

La problématique des coûts d’impression

Nous ne le répéterons jamais assez, mais l’impression est un poste de dépense capital pour les entreprises, qui est trop souvent sous-estimé. Il peut en effet représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires.

Pourtant, en 2015, 70 % des PME déclaraient ne pas utiliser d’outils de contrôle des travaux d’impression, et seulement 3 % d’entre elles s’estimaient satisfaites de leur visibilité sur les coûts d’impression. Paradoxal n’est-ce pas ?

Plusieurs facteurs contribuent à alourdir inutilement la note de votre parc d’impression :

• un matériel mal entretenu et/ou hétérogène,

• les mauvaises habitudes de votre personnel et de vos utilisateurs,

• l’emploi abusif de la couleur,

• des contrats qui se chevauchent ou encore

• la démultiplication des impressions qui finissent à la poubelle…

Autant de facteurs qui peuvent faire déraper vos coûts d’impression ou les rendre incontrôlables, et qui peuvent être aggravés par l’absence d’une solution globale, de politique d’impression et d’outil de rationalisation adapté à votre situation.

Un des motifs qui expliquent cette hausse des coûts est l’hétérogénéité de vos périphériques d’impression, imprimante laser, photocopieur et/ou multifonction laser… il est dans votre total intérêt d’harmoniser tous ces terminaux et périphériques d’impression ou d’y réfléchir au moment du renouvellement.

 

Le parc d’impression hétérogène, votre (plus ?) grand ennemi

 

L’hétérogénéité de vos systèmes d’impression est l’une des causes de la hausse de vos coûts. Elle augmente le prix de votre maintenance informatique, puisque vous avez plus souvent besoin de réaliser l’entretien de vos imprimantes de bureau ou imprimantes multifonctions. Multiplier le nombre de contrats de maintenance ne peut qu’accroître vos dépenses.

En outre, cela vous oblige à investir et suivre les stocks dans (presque) autant de types de consommables que vous avez de marques d’imprimante (Canon, Ricoh, Xerox, Lexmark, Brother ou autres Konica) : multiplier les achats sauvages de consommables, comme les cartouches d’encre ou les feuilles de divers formats et grammages, vous empêche de faire des économies d’échelle.

En plus de cela, les différences entre les pilotes d’impression* (*interface du fichier / imprimer) oblige vos collaborateurs à dépenser plus de temps pour maîtriser convenablement l’utilisation des diverses imprimantes, ce qui vient encore grever votre productivité. En bref, posséder un copieur d’une marque, une imprimante grand format d’une autre, et un scanner d’une 3e, est juste bon à vous faire perdre du temps, de l’argent, et gagner en complexité pour piloter votre parc d’impression.

 

Limiter le gaspillage, un impératif

 

Des solutions simples pour réduire les coûts d’impression

 

Nous en parlions plus en détails dans un autre article (disponible sur demande), mais il existe des solutions de gestion simples pour engager une forte réduction des coûts de votre parc d’impression. Il est toujours bon d’en rappeler les grandes lignes :

– Imprimez autant que possible en noir et blanc et en recto verso, et encadrer l’impression couleur ;

– Faites appel à la gestion électronique de documents, privilégiez la dématérialisation et la numérisation ;

– Démocratisez l’usage de badges ou des codes pour que le personnel aille retirer ses impressions, et sensibilisez-le au prix et coût des impressions ;

– Bannissez les imprimantes individuelles ou réduisez-les au maximum, adoptez un parc en cohérence avec votre volume d’impression, et remplacez les machines obsolètes.

Pourquoi vous devriez homogénéiser votre parc d’impression

 

S’équiper d’un parc d’impression homogène est un bon point de départ et fait partie des solutions d’impression qui procurent de nombreux avantages. En choisissant une marque unique (que vous aurez choisi suite à un audit détaillé de vos besoins et de vos spécificités), vous constaterez une baisse drastique du coût de revient de chaque page imprimées** et du prix d’achat de tous vos consommables. **On parle ici de baisse de votre TCO (Total Cost of Ownership).

Vous pouvez également beaucoup plus facilement harmoniser piloter et automatiser votre gestion des documents, et adopter une politique d’impression claire, facilement compréhensible par tous les collaborateurs.

Un parc d’impression homogène associé à un logiciel de gestion de parc ou de Print Management, rendra tout un chacun plus efficace. Grâce aux outils de Print Mangement, vous pouvez : assurer et superviser vos flux, disposer de tableau de bord personnalisable, obtenir des rapports précis, paramétrer et piloter votre politique d’impression.

Il devient également plus facile de suivre ses contrats, commander des consommables et suivre les interventions techniques.

En un mot il devient plus facile de piloter son parc d’impression et d’obtenir et de donner de la visibilité.

D’un point de vue écologique, vous pouvez également mieux gérer et optimiser votre consommation d’énergie, et intégrer plus facilement une politique de recyclage de vos cartouches usagées, que si vous aviez un parc composé de moult imprimantes différentes sans véritable tour de contrôle.

 

Reprenez les commandes !

 

Vous comprenez maintenant que le pilote d’un avion, malgré l’apparente diversité des nombreux instruments de bord qui lui font face, sait pertinemment le rôle et l’utilisation de chaque levier. Chacune des commandes qui s’offrent à lui a été préalablement étudiée pour une utilisation optimale et efficiente, en harmonie avec toutes les autres.

Si chaque bouton ou manette avait un résultat imprévisible et différent d’un jour sur l’autre, il est fort probable que l’avion irait tout droit au crash ! Afin d’éviter cela, vous devez faire en sorte que chaque élément de votre cockpit puisse être piloté facilement et intuitivement, si en tant qu’administrateur vous aspirez à ce que cela produise des effets fiables, prévisibles et durables et pour que vos passagers ou utilisateurs voyagent dans les meilleures conditions.

Bref, éviter les patchwork ou tableau de bord issus de 10 constructeurs aéronautiques différents ! Choisissez-en un qui convient ou s’adapte parfaitement à vos besoins, faites-vous accompagner au décollage et votre pilotage se fera sans à-coups et n’en sera que plus fluide et efficace.

Cela sera également sans doute moins coûteux, chronophage, risqué et énergivore pour vous et vos équipes.

Des prestataires externes peuvent vous aider à faire les meilleurs choix et vous assurer un vol sans encombre à vous et à votre entreprise ou collectivité.