Réduction des coûts d’impression à l’hôpital : 4 axes de réflexion

 

 

L’imprimante et les photocopieurs restent des outils incontournables dans les hôpitaux. Des formulaires d’admission, des ordonnances ainsi que d’autres éléments du dossier des patients continuent à être imprimés : un hôpital de 140 lits utilise environ 2 000 ramettes par mois.

Cela représente un gisement d’économies loin d’être négligeable ; d’où l’intérêt pour les établissements de santé de s’intéresser à la question, à l’heure où ceux-ci connaissent des difficultés financières croissantes.

 

Fin octobre 2018, à l’occasion du vote des députés sur le projet de financement de la Sécurité sociale, l’intégralité des établissements hospitaliers signalaient l’importance de leurs problèmes financiers. Les 900 hôpitaux publics, par exemple, cumulaient 1 milliard d’euros de déficit en 2018.

La faute à des dépenses de fonctionnement en hausse, et des recettes en baisse (moins d’actes, à des tarifs revus à la baisse). Un des moyens de briser ce cercle vicieux est de limiter les dépenses : l’impression est, dans cette optique, un des nombreux leviers à actionner.

Une étude IDC de 2016 constate que 40 % des établissements de santé dans le monde cherchent déjà à réduire leur consommation de papier, tant pour des raisons écologiques que pour des raisons économiques, sans pour autant espérer de changements probants dans les 2 ans qui suivent.

De même en 2018, la majorité des établissements de santé,  qu’il s’agisse des établissements sanitaires ou des établissements médico-sociaux, disposent d’une stratégie qui intègre le développement durable et la responsabilité sociétale.

La réduction des coûts d’impression reste un levier incontournable et doit passer par la mise en œuvre d’une stratégie globale, dont les actions sont à mener sur quatre axes

 

1- Mise en place de l’impression par tirage

(ou follow me printing/print anywere)

Cette disposition s’inscrit dans une politique d’impression plus globale, et en est l’un des principaux leviers. Elle permet à l’utilisateur de lancer une impression et de la récupérer sur n’importe quelle imprimante multifonction.
Elle présente de multiples avantages, comme la sécurité des documents, la disponibilité d’un document pour l’utilisateur, la suppression des impressions orphelines et, in fine, des économies induites.

En effet, pour imprimer sa copie, l’utilisateur doit d’abord s’identifier par un code, ou en présentant un badge électronique. Il pourra ensuite consulter ses impressions en attente, et enfin libérer seulement celles qui lui sont vraiment nécessaires.

Ainsi avec ce dispositif plus de craintes que des documents sensibles soient oubliés dans le bac de récupération ou directement à la corbeille, ni de courir au photocopieur pour récupérer un document confidentiel ; ou encore de choisir une imprimante non adaptée d’un point de vue écologique ou économique et ne correspondant pas aux objectifs écologique globaux ou de réductions des coûts

En effet tous les jobs d’impressions deviennent ainsi imprimables sur n’importe quel machines avec un haut degré de confidentialité et, l’impression de chaque page devient moins coûteuse. Les travaux d’impressions qui ne sont pas débloquées au bout d’un certain délai seront automatiquement supprimés.

Les travaux d’impressions qui ne sont pas débloqués au bout d’un certain délai seront automatiquement supprimés. Les études ont démontré que cette disposition est un des principaux leviers d’une politique d’impression, et qu’elle permet de réduire un nombre considérable d’impressions inutiles.

 

2 – Multifonction : architecture et disponibilité

L’introduction des appareils multifonctions apporte de la souplesse et permet de supprimer les photocopieurs, fax, scanners ou imprimantes dont les différents services de l’hôpital sont équipés.

En fonction de l’infrastructure d’impression, l’impact d’un périphérique défaillant devient mineur, puisque les utilisateurs peuvent imprimer leurs documents sur n’importe quel autre appareil.
Les appareils multifonctions offrent un triple avantage : le niveau de service des contrats de maintenance peut être revu à la baisse ; celui de la facture énergétique également ; le confort des utilisateurs est amélioré.

Autre exemple et en parallèle, le choix du papier peut être un levier important. Pour rappel, un hôpital de 140 lits utilise environ 2 000 ramettes par mois. Passer des feuilles format A4 de 80 g à 70 g permet d’épargner sept tonnes de déchets par an.

Pour augmenter ces économies, d’autres mesures peuvent être ajoutées au follow me printing et à une politique d’impression (nous consulter pour de plus amples informations).

 

3 – Professionnalisation de la fonction achat

En 2015, le montant des achats réalisés par les établissements publics de santé s’élevait à 25 milliards d’euros, dont 76 % dédiés à leur fonctionnement. Ils représentent le deuxième poste de dépense des hôpitaux, après celui consacré au personnel. 19 milliards sont ainsi dédiés à leur fonctionnement, et 6 milliards à l’investissement.
La diversité des biens et services à traiter, ainsi que l’importance des sommes à investir, imposent aux hôpitaux une spécialisation de la fonction achat, afin de répondre aux enjeux stratégiques de la situation.
Or, les centres hospitaliers sont de tailles hétérogènes, et tous ne sont pas en mesure de mettre en œuvre une politique des achats appropriée.
La création des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) est venue remédier à cet état de fait. Elle a permis de passer de 1 000 à 135 interlocuteurs que sont les établissements supports des GHT. La fonction achat, traditionnellement éclatée, peut enfin se professionnaliser, pour mieux accompagner la mutation du système de soin.
La mutualisation des achats qui en découle présente un axe majeur d’amélioration et d’économie, et la maîtrise des coûts d’impressions dans les hôpitaux devrait y contribuer.

 

4 – Adhésion du personnel hospitalier

Le quatrième axe d’amélioration concerne l’humain : comment faire adhérer le personnel hospitalier?
Tout d’abord, il faut être conscient et partager qu’une politique d’impression bien pensée permettra à tout un chacun d’être plus efficace. Du personnel hospitalier aux équipes médicales, en passant par les équipes informatiques, une bonne politique d’impression apportera de la souplesse, des économies et de l’efficience.
Au-delà de ces aspects purement « personnel » ou “user-centrix”, le volet écologique vient naturellement renforcer l’adhésion des utilisateurs aux nouveaux usages.

Une sensibilisation en amont, et un plan de communication détaillé en aval, regroupant les bonnes pratiques, devraient influer dans le bon sens, et contribuer à une bonne adhésion et à une transition rapide.

 

 

Pour aller plus loin

Un multifonction, a contrario d’une imprimante ou d’un photocopieur, n’est pas seulement un périphérique de sortie des documents (Outpout), mais il constitue également un point d’entrée à la gestion électronique des documents, via les fonctionnalités de scan (Input).
La GED, qui intervient en parallèle ou en complément d’une politique d’impression, est un coefficient multiplicateur d’économies, et amène la plupart du temps des résultats spectaculaires en termes de productivité.
Bien dimensionnées, les fonctionnalités de scans qui sont aujourd’hui avancées constituent un atout indéniable en vue de gagner en efficacité, et peuvent être considérées comme la porte d’entrée du Dossier Patient Informatisé (DPI).

La GED contribue ainsi à procurer à l’ensemble des équipes une disponibilité de l’information en simplifiant le travail, et en leur redonnant du temps pour se consacrer aux usagers du système de santé..

Si un médecin pouvait consulter facilement la version numérique des dossiers médicaux depuis n’importe quel poste de travail, il n’aurait plus à imprimer une ordonnance ou un résultat d’analyse, ou il pourrait les imprimer de façon encadrée et responsable.
En attendant, quelques mesures de bonnes pratiques comme la mise en place par défaut du mode d’impression recto verso, ou deux pages par feuille, ainsi que la limitation des impressions en couleurs, devraient contribuer à initier la baisse des coûts de reproduction de document.

 

 

En résumé

Le budget d’impression représente un coût notable, et constitue un axe d’économie tout aussi important pour les hôpitaux.

Il s’agit d’un volet accessible aux équipes achat et informatique, qui leur permet de répondre aux contraintes d’économie dans un contexte de rationalisation et de mutualisation.
Sa mise en œuvre doit passer par une stratégie globale, et consiste à mettre en place une politique d’impression incluant plusieurs leviers.
Cela passe par une réflexion globale, pouvant aller jusqu’à l’analyse des flux de documents au moment de remplacer les imprimantes, photocopieurs, multifonctions ou autres fax et serveurs de fax.

Cette réflexion demande aussi une professionnalisation de la fonction achats, l’utilisation d’outils pertinents, et une mutualisation des acquisitions. Enfin, elle suppose d’impliquer et d’accompagner le personnel soignant, pour le faire adhérer aux objectifs de réduction d’impact environnemental,  d’économie d’impression, et contribuer à sa réussite.
Pour en savoir plus sur comment déployer une politique d’impression, n’hésitez pas à nous solliciter.