Quel que soit votre secteur d’activité, l’impression de documents représente un poste de dépense souvent conséquent.

Vous utilisez peut être du matériel vétuste, vous n’avez jamais réfléchi à comment faire des économies sur vos impressions ou personne ne vous a expliqué comment vous pourriez optimiser vos coûts d’impression.

En bref, vous ne vous êtes jamais penché sur la question de l’optimisation de votre parc d’imprimantes et photocopieurs.

Nous allons voir qu’il est tout à fait possible d’optimiser vos coûts d’impression et donc de vous faire faire des économies sur une dépense qui reste incontournable.

Pourquoi les politiques et procédures d’impression sont-elles importantes ?

Une politique d’impression aidera votre entreprise à mettre en place une procédure et/ou des outils, visant à contrôler l’utilisation de vos imprimantes et photocopieurs, à suivre et à consigner leur utilisation, mettre en lumière les flux de documents imprimés, à prévenir l’utilisation abusive des équipements de la société et à vous prémunir des problèmes de confidentialité éventuels.

Cela vous permet également de vous assurer que les employés adhèrent à la vision de l’entreprise et responsabilisera vos utilisateurs.

De nombreuses industries ont pour des raisons juridiques des règles en matière de confidentialité et une politique d’impression peut y répondre ou en être le prolongement. Enfin, une stratégie d’impression peut vous indiquer si toutes directives sont respectés allant jusqu’à vous signaler si un employé n’est pas en ligne avec la stratégie.

Les éléments clé qui composent une politique d’impression :

Avant toute chose, il faut d’abord mettre à plat toutes les préoccupations relatives à vos flux de documents dans et en dehors de votre entreprise . Pour cela, il vous faudra faire réaliser un audit détaillé sur l’ensemble de votre parc d’imprimantes et photocopieurs.

Existe-t-il des normes dans votre secteur d’activité, des réglementations, ou d’autres exigences en matière de confidentialité que votre entreprise doit respecter ? 

D’autres éléments sont à inclure dans la réflexion :

  • Comment l’utilisation sera-t-elle suivie ?
  • Quelles informations seront stockées : copie en cache de ce qui a été imprimé, nom du fichier, date, volume, fonctions d’impression utilisées,… 
  • Pour quelle durée,
  • Quelles sont les cycles de vie des mes documents;
  • Quelles fonctionnalités d’impression sont autorisées pour des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs spécifiques (telle que la copie couleur) ;
  • Combien d’utilisateurs ou de groupes d’utilisateurs spécifiques sont autorisés à imprimer ;
  • dois t’on instaurer des restrictions ou des règles de routage depuis une imprimante vers un multifonction ;
  • Qui devrait être contacté si des fournitures sont nécessaires pour un copieur ou une imprimante ;
  • Quelles imprimantes et quels copieurs doivent être utilisés pour différents travaux d’impression ;
  • Qui contacter s’il devait y avoir un problème de service.

En fonction de votre entreprise, vous pouvez inclure d’autres éléments relatifs aux stratégies d’impression, tels que l’élimination appropriée des éléments imprimés, etc.

Ce que vous avez à gagner à réaliser un audit pour votre parc d’impression :

Lorsque l’on fait réaliser un audit de son parc d’imprimantes et photocopieurs, l’objectif est principalement de réduire les coûts d’impression et de faire des économies d’encre. Mais cela peut également être élargit à l’efficacité aux flux de documents numérisé et à la gestion électronique des documents (GED).

Un audit sur l’ensemble de votre parc d’imprimantes et photocopieurs permet d’identifier puis d’actionner différent levier et cela offre plusieurs avantages pour optimiser les coûts d’impression et réussir votre transformation digitale :

  • Flexibilité accrue pour l’utilisateur : un utilisateur peut déclencher un travail d’impression à partir de n’importe quel périphérique souhaité dans l’entreprise.
  • Services mieux gérés :  garantit les bons périphériques au bon endroit pour répondre aux besoins des utilisateurs avec la possibilité de fournir à tout moment des rapports d’utilisation détaillés. Les services d’impression peuvent fournir à chaque département, sur demande, au début de chaque nouveau mois, un rapport sur leur utilisation du mois précédent.
  • Durabilité – les appareils d’impression multifonctions sont des dispositifs écoénergétiques qui réduisent l’empreinte carbone de l’entreprise. De plus, les tâches ne sont imprimées que lorsque l’utilisateur le décide. Ainsi, en cas d’erreur ou de modification, le papier n’est pas gaspillé.
  • Économique – les imprimantes ou photocopieurs multifonctions sont plus rentables et les fournitures et les services de maintenance sont inclus dans le programme. La maximisation de l’utilisation de ces périphériques permet de tirer parti de ces accords pour obtenir une tarification au volume qui peut réduire davantage les coûts d’impression dans l’entreprise.
  • Confidentialité – les travaux d’impression ne sont effectués que lorsque l’utilisateur les publie. Ainsi, les documents confidentiels ne sont pas oubliés et laissés sur des imprimantes ouvertes.

Comment une entreprise peut-elle mettre en œuvre ses politiques et procédures d’impression ?

Diverses solutions sont disponibles pour établir et gérer les stratégies et procédures d’impression. Par exemple, une fonctionnalité d’impression sécurisée dans le pilote d’impression ou l’exécution d’une application tierce pour suivre et consigner l’activité d’impression de l’utilisateur peuvent être activées. Tout cela permet à une entreprise de savoir qui a imprimé quoi, ainsi que de suivre les flux d’impression ou se conformer aux politiques et procédures que vous avez définies pour votre organisation.

Pour faire simple, tout va dépendre du matériel déjà installé dans votre entreprise, du secteur d’activité et de l’utilisation des imprimantes et photocopieurs.

Définir une politique d’impression ne s’improvise pas c’est pourquoi il est fortement recommandé pour entamer une démarche d’optimisation des coûts d’impressions, de faire réaliser un audit sur l’ensemble du parc d’impression afin d’identifier vos leviers d’économies.