Les raisons, qui rendent la G.E.D incontournable en 2019 ?

Qu’est-ce que la GED ?

Tout d’abord un rapide rappel.

La GED, Gestion Electronique des Documents est un procédé qui a pour but de faciliter la gestion des documents produits ou reçus dans une entreprise, et de favoriser sa circulation que ce soit en interne ou en externe avec des partenaires.

 La GED permet via des logiciels, de traiter les informations de manière dématérialisée mais également de les exploiter.

 Ces logiciels comportent plusieurs fonctionnalités et permettent d’intégrer les documents, mais également de les classer en utilisant les métadonnées présentes dans le document, de les diffuser, de les traiter et de les archiver.

Cela permet en outre, de fluidifier la circulation de l’information dans votre organisation, en favorisant son partage tout en renforçant la sécurité qui l’entoure.

 En clair, la GED a pour vocation d’optimiser le cycle de vie de vos documents à l’ère du numérique et contribue au succès de votre transformation digitale.

 Quel est l’intérêt de la GED pour mon entreprise ?

L’intérêt premier de la GED est de gagner du temps, et donc d’obtenir une meilleure productivité. En effet, grâce à ce procédé, la perte de temps liée à la recherche de document est considérablement réduite.

 Les collaborateurs ont accès immédiatement à l’ensemble des documents de manière dématérialisée, ce qui leur permet de pouvoir les consulter également lorsqu’ils sont en déplacement.

Autre avantage non négligeable, une réduction des coûts. En effet, plus besoin d’imprimer, donc limitation des dépenses liées à l’encre, au papier, ou à tout autre consommable informatique.  Et cela entre donc également dans une démarche écologique.

 En utilisant la GED, plus besoin d’avoir un nombre incalculable de classeurs, dossiers, pochettes…etc. pour stocker le papier, vous gagnez donc beaucoup de place !

 De plus, la GED permet de traiter directement les documents. Imaginez pour un comptable, que le simple fait de scanner une facture d’achat permette de créer directement l’écriture dans le logiciel de comptabilité. C’est un gain de temps extraordinaire qui permettra à votre collaborateur de se consacrer à d’autres tâches.

 De plus, la norme ISO 9001 demande une certaine maîtrise du traitement et de l’exploitation des documents. Cela peut donc être obtenu de manière aisée par la mise en place de la GED.

 Autre avantage, la gestion de l’archivage. En effet, la durée de conservation est différente d’un document à l’autre, il est donc important pour une entreprise de ne pas faire d’erreur à ce niveau et il convient de bien archiver l’ensemble de ses dossiers. Ainsi, la GED permet de mettre en place une gestion automatique des archives. Au bout d’un temps défini par l’utilisateur, le document sera archivé conformément aux dispositions légales.

 Comment implémenter la GED ?

 Maintenant que vous connaissez la définition de la GED et ses avantages, il est intéressant de rentrer dans le vif du sujet avec le fonctionnement concret.

La première étape de la mise en place d’une GED consiste à identifier les documents à dématérialiser.

Vous pouvez ensuite lancer le processus de digitalisation sur tout ou partie des documents présents au format papier dans votre entreprise. La plupart du temps les formats papier et numérique coexistent à des degrés divers.

En effet les documents sont également souvent déjà stockés numériquement mais pas nécessairement archivés numériquement. La différence est taille et les conséquences le sont tout autant.

Lorsque la GED est déployée, les documents à venir après sa mise en place seront automatiquement traités de manière dématérialisée et sécurisée, mais il ne faut pas oublier de récupérer les anciens. Cette étape s’appelle la reprise de l’existant.

Bien que simple, cette étape peut être lourde et technique, et bien souvent les entreprises font appel à une aide extérieur pendant une courte période, afin de traiter cette tâche de façon professionnelle et efficace.

 La deuxième étape, qui reste un fil rouge de la GED, est la définition de votre nouvelle organisation.

C’est une partie très importante, qu’il convient de ne pas négliger, si vous voulez que la GED soit vraiment efficace. Trouvez une organisation digitale qui sera simple à exploiter pour l’ensemble des collaborateurs. De plus, vous devez veiller à respecter trois grands principes. Le premier d’entre eux étant la confidentialité.

Mettez en place des droits d’accès afin que certains documents ne soient accessibles qu’à un nombre restreint de personnes.

Le deuxième principe est l’authenticité.

Il consiste à s’assurer que le document dématérialisé est conforme à l’original papier, il ne peut y avoir eu de modification. Pour cela, vous pouvez protéger vos documents. Le troisième, la durabilité. Vos différents fichiers doivent pouvoir être exploités et stocker sans limite de temps. Assurez-vous donc d’avoir un système de stockage sécurisé qui bénéficie de sauvegardes régulières.

 Troisième étape, le traitement. Pour que votre GED fonctionne sans encombre, et que vous en tiriez pleinement parti, il est important de prendre en compte certains aspects.

Dans votre lot de documents dématérialisés, certains seront figés, alors que d’autres devront être mis à jour de manière plus ou moins régulière. Pour ces derniers, il est nécessaire de pouvoir identifier la date de la dernière mise à jour, ainsi que les raisons des modifications (nouvelle réglementation par exemple), et les modifications apportées. En un mot gérer le versionning et assurer l’intégrité de chaque documents.

 De plus, pour que la GED soit bénéfique à toute l’entreprise, le partage des documents est une partie essentielle. En amont de la mise en place, il est donc important de définir plusieurs niveaux de confidentialité et d’associer les différents collaborateurs à chacun d’eux. Vous pourrez donc mettre en place des droits d’accès. Une fois cette étape réalisée, vos fichiers pourront être partagés en toute sécurité à l’ensemble des collaborateurs ayant les accès autorisés.

 Déterminez un cadre et des critères de classement afin que chaque personne utilise les mêmes. Cela permettra une recherche fluide et facilitée pour l’ensemble de l’entreprise.

 Si toutes ces étapes sont correctement réalisées, vous constaterez très rapidement les effets positifs de la mise en place de la GED au sein de votre société. Le temps gagné par vos collaborateurs pourra ainsi être consacré à des tâches plus productives et améliorera significativement votre compétitivité. Trouvez celui qui s’intégrera parfaitement dans votre logique de traitement.

En un mot foncez, mais n’avancez pas à l’aveugle.

'